Klokkenluidersregeling

Inhoud

Het Bestuursdecreet van 7 december 2018 voorziet een procedure voor de melding van inbreuken en bescherming van melders, gebaseerd op de klokkenluidersrichtlijn 2019/1937 van het Europees Parlement. In deze afsprakennota lees je hoe je inbreuken bij het lokaal bestuur Lommel kan melden en onder welke voorwaarden je als melder in aanraking komt voor de bescherming tegen represailles. Met “lokaal bestuur Lommel” worden de teams bedoeld van het gemeentebestuur, OCMW van Lommel en van de autonoom gemeentebedrijven.

Waarover gaat het?

Welke bescherming?

Wanneer je een inbreuk meldt, heb je de keuze om je naam bekend te maken of anoniem te blijven. Meld je anoniem, dan wordt je identiteit niet bekend gemaakt.

Meld je niet anoniem en maak je je naam bekend, dan wordt je identiteit, de gegevens waaruit je identiteit kan blijken en de identiteit van anderen die in de melding worden genoemd, wel beschermd.

Daarnaast ben je beschermd tegen represailles. Bijvoorbeeld represailles in het kader van negatieve beoordelingen of ontslag, maar ook bij verandering van taken, financiële sancties of reputatieschade …

Welke inbreuken kan je melden?

Een inbreuk dient te gaan over een handeling of nalatigheid

Bijvoorbeeld: corruptie, fraude, discriminatie, grensoverschrijdend gedrag…

Wie kan een melding doen?

Elke persoon die in het kader van een werkrelatie informatie verkreeg over inbreuken kan een melding maken.

Er wordt een onderscheid gemaakt tussen:

• Interne klokkenluiders: personeelsleden van het lokaal bestuur Lommel
• Externe klokkenluiders: dit zijn personen die via hun werk met het lokaal bestuur Lommel in contact komen. Voorbeelden van externe klokkenluiders zijn sollicitanten, consultants of leveranciers.

Hoe kan je een melding doen?

Wijze van indiening interne melding bij entiteit (enkel voor interne klokkenluiders

Het Bestuursdecreet legt vast hoe je als interne klokkenluider een interne melding kan indienen. Je kan je interne melding schriftelijk (via mail of via brief), telefonisch of fysiek richten aan de algemeen directeur, als hoofd van het personeel. Als de inbreuk doeltreffend intern kan worden behandeld en de indiener van mening is dat er geen risico op represailles bestaat, geniet deze interne melding de voorkeur op de externe melding die verder aan bod komt.

• Schriftelijke interne melding via brief of e-mail

Als je je interne melding per brief wil versturen, dan richt je je brief aan de algemeen directeur. Je stuurt je brief naar volgend postadres en vermeldt ook duidelijk op de omslag dat de brief vertrouwelijk is, door het woord ‘vertrouwelijk’ zichtbaar te noteren:

Algemeen directeur
Lokaal bestuur Lommel
Hertog Janplein 1
3920 Lommel

De brief wordt door de klantencontactcenter niet geopend, maar wordt op een beveiligde manier rechtstreeks aan de algemeen directeur bezorgd of aan de persoon waaraan die de opdracht gedelegeerd heeft.

Daarnaast kan je je interne melding doorsturen naar de algemeen directeur, als hoofd van het personeel iris.mulkens@lommel.be

• Telefonische interne melding

Je kan ook een telefonische interne melding doen.

Als je ermee instemt, kan het gesprek opgenomen worden in een duurzame, opvraagbare vorm en kan er een verslag opgemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

Telefoonnummer algemeen directeur: 011 399 799

• Fysieke ontmoeting

Je hebt het recht om binnen een redelijke termijn een afspraak te krijgen voor een fysieke ontmoeting met de algemeen directeur om de informatie van je interne melding te bespreken.

Als je ermee instemt, kan het gesprek opgenomen worden ter bewaring en kan er een verslag opgemaakt worden. Je krijgt dan de kans om dit verslag te controleren, te corrigeren en voor akkoord te ondertekenen.

Wijze van indiening externe melding bij Audit Vlaanderen (Voor interne als externe klokkenluiders)

Heb je al als interne klokkenluider al een interne melding gedaan over het lokale bestuur? Of meen je dat de inbreuk bij een interne melding niet doeltreffend behandeld kan worden of dat er een risico op represailles bestaat? Dan kan je als interne klokkenluider een externe melding maken bij Audit Vlaanderen.

Externe klokkenluiders kunnen enkel rechtstreeks extern melden bij Audit Vlaanderen. Je kan je externe melding (anoniem) aan Audit Vlaanderen bezorgen:

• Per post:

Audit Vlaanderen Havenlaan 88 - bus 24

1000 Brussel

• Per e-mail: audit@vlaanderen.be
• Telefonisch: 02 553 45 55

Wat gebeurt er met je melding?

Wat kan je verwachten nadat je je melding intern of extern hebt ingediend?

1. Ontvangstmelding

Je ontvangt als melder binnen de zeven kalenderdagen na de dag waarop het meldkanaal je melding ontvangen heeft een ontvangstmelding, tenzij:

• je melding al binnen die termijn werd afgehandeld. Dan krijg je meteen meer informatie over je melding.
• je je uitdrukkelijk verzet hebt tegen het krijgen van een ontvangstmelding.
• het krijgen van een ontvangstmelding de bescherming van je identiteit in gevaar brengt.

Het ontvangende meldingskanaal kan bijkomende informatie opvragen indien nodig.

2. Meer informatie over je melding

Binnen een redelijke termijn krijg je informatie over wat er met je melding gebeurde. Meer concreet:

• Binnen de drie maanden na de dag waarop het meldingskanaal de ontvangstmelding heeft verstuurd.
• Of binnen drie maanden en zeven kalenderdagen, als er geen ontvangstmelding verstuurd is.

Je komt te weten welke maatregelen er genomen zijn of zullen genomen worden naar aanleiding van je melding. Je krijgt ook de redenen voor die maatregelen te horen. Vanzelfsprekend mogen de meldingskanalen je geen informatie bezorgen die het interne onderzoek of de rechten van de betrokken persoon of personen schaadt.

Betrokken team voor ondersteuning bij meldingen bij audit Vlaanderen

Team management en bestuursondersteuning van stad Lommel verstrekt aan de melder volledige en onafhankelijke informatie of advies over de beschikbare remedies en procedures die bescherming bieden tegen represailles en over de rechten van de betrokken persoon. De informatie en adviezen worden kosteloos verstrekt.

Team management en bestuursondersteuning kan worden gecontacteerd via beleidsondersteuning@lommel.be.